O papel do DPO (Encarregado de Dados) e como a TI apoia a conformidade jurídica

A LGPD criou a figura do encarregado pelo tratamento de dados pessoais, popularmente chamado de DPO (Data Protection Officer). Ele é o ponto de contato entre a empresa (controladora), os titulares dos dados e a ANPD. Muitas empresas ainda não sabem o que essa função envolve, nem como a TI se conecta a ela.

O que o encarregado faz

Segundo a lei e a regulamentação da ANPD, suas atividades incluem:

• Receber reclamações e pedidos dos titulares e responder a eles.
• Receber comunicações da ANPD e adotar providências.
• Orientar funcionários e contratados sobre boas práticas de proteção de dados.
• Executar as demais atribuições definidas pela empresa ou por normas complementares.

Na prática, o DPO também ajuda a manter o inventário de dados, revisar contratos, avaliar riscos e conduzir respostas a incidentes.

Quem pode ser o DPO

Pode ser funcionário da empresa ou terceiro especializado, pessoa física ou jurídica. O ideal é que tenha conhecimento de proteção de dados, de processos de negócio e noções de segurança da informação, além de autonomia e acesso à alta direção. Agentes de tratamento de pequeno porte podem ter obrigações simplificadas, conforme regulamentação, mas continuam sujeitos à lei.

Evite conflitos de interesse

Se o DPO é o gestor de TI, de marketing ou do jurídico, pode ter interesses conflitantes ao avaliar a própria área. Estruture a função de modo a preservar a independência e a imparcialidade.

Como a TI sustenta o trabalho do DPO

O encarregado precisa de respostas técnicas rápidas. A TI deve fornecer:

1. Inventário de dados e sistemas

Quais sistemas tratam dados pessoais, quais categorias, onde estão armazenados e quem acessa.

2. Controles de acesso e evidências

Relatórios de quem tem acesso a quê, registros de acesso e histórico de alterações.

3. Medidas de segurança

Documentação de criptografia, backup, firewall, antivírus/EDR, gestão de vulnerabilidades e políticas de senhas.

4. Atendimento a direitos dos titulares

Capacidade de localizar, exportar, corrigir e excluir dados de uma pessoa em todos os sistemas. Sem isso, o prazo de resposta pode ser impossível de cumprir.

5. Resposta a incidentes

Investigação técnica, contenção e geração de informações para a comunicação à ANPD: natureza dos dados afetados, número de titulares, riscos e medidas adotadas.

6. Gestão de fornecedores

Avaliação de segurança de operadores (nuvem, sistemas, marketing) e controle de transferências internacionais.

7. Privacidade em novos projetos

Participação da TI e do DPO desde o início em novos sistemas, integrações e ferramentas (inclusive IA), com avaliação de riscos e, quando necessário, relatório de impacto (RIPD).

Boas práticas na relação DPO e TI

• Reuniões periódicas de alinhamento.
• Canal direto para incidentes e dúvidas.
• Linguagem comum, sem jargão excessivo, de ambos os lados.
• Documentação viva, compartilhada e atualizada.
• Indicadores conjuntos: pedidos de titulares, tempo de resposta, incidentes, treinamentos.

Divulgação da identidade e do contato

A lei exige que a identidade e o contato do encarregado sejam divulgados publicamente, de preferência no site, em local de fácil acesso, junto à política de privacidade.

Um DPO bem apoiado pela TI deixa de ser apenas um responsável "no papel" e passa a ser um agente efetivo de proteção e de confiança.

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